学校法人で見落とされやすい論点に、部活動会計、保護者会会計、後援会会計があります。学校とは別の会計として管理しているつもりでも、実態として学校が集金し、教職員が出納し、学校行事や教育活動に使用している場合には、法人会計から切り離してよいとは限りません。判断を誤ると、簿外預金や使途不明金と見られるおそれがあります。結論としては、名称ではなく「誰が管理し、誰の意思で使われているか」で判断することが重要です。

■法人会計に含めるべき基本的な考え方

学校法人会計に含めるべきかは、会計名ではなく実態で判断します。次のような場合は、法人会計に含める方向で検討すべきです。

・学校が保護者から集金している
・教職員が通帳や現金を管理している
・支出内容を学校が決定している
・学校名義または学校管理の口座で運用している
・教育活動、学校行事、部活動に直接使われている

たとえば、部費を顧問教員が集め、遠征費や備品購入に充てている場合、単なる任意団体の会計とは言い切れません。この場合、預り金や教育研究経費など、実態に応じて法人会計で処理することを検討します。

■法人会計に含めないケース

一方で、保護者会や後援会が学校法人とは独立した任意団体として運営されている場合には、法人会計に含めない整理も考えられます。具体的には、次のような状態です。

・会則があり、役員を保護者等が選任している
・予算、決算、支出を団体自身が承認している
・通帳、印鑑を団体側で管理している
・学校法人が自由に資金を使用できない
・会計報告を会員に対して行っている

ただし、学校職員が事務を代行している、校長が支出を実質的に決めている、学校の不足経費を補填しているといった場合は注意が必要です。形式上は別団体でも、実質的に学校法人の管理下にあると判断される可能性があります。

■実務で特に注意すべきポイント

実務では、まず会計ごとに「管理責任者」「口座名義」「資金の使途」「承認手続」を一覧にします。そのうえで、法人会計に含めるもの、外部団体会計として整理するものを区分します。

特に注意したいのは、後援会から学校への備品購入です。後援会が学校で使用する備品を購入して学校に寄付する場合、学校側では寄付金収入や固定資産計上の要否を検討する必要があります。現物で受け取ったから会計処理不要、という判断は危険です。

また、外部団体会計とする場合でも、学校施設内で集金する以上、最低限の内部統制は必要です。現金保管、領収書、支出承認、決算報告のルールを明文化しておくと、保護者からの信頼にもつながります。

■まとめ

部活動会計、保護者会会計、後援会会計は、名称だけで法人会計の外に置けるものではありません。学校が実質的に管理している資金は、法人会計に含めることを前提に整理すべきです。一方で、独立した任意団体として運営されている場合は、会則、承認手続、会計報告を整備することが重要です。

学校法人会計では、簿外会計をなくし、説明できる管理体制を作ることが信頼性向上の第一歩です。判断に迷う会計がある場合は、決算前に専門家へ相談し、会計処理と運用ルールを同時に見直すことをおすすめします。